COMPUTABLE NOMINEERT VIJF
ICT-PROJECTEN BIJ OVERHEID

De gemeente Tilburg publiceerde begin november een film voor haar medewerkers over zaakgericht werken. Deze film legt heel duidelijk uit wat zaakgericht werken voor de gemeente betekent en hoe het werkt. Naar aanleiding van deze film heeft Exxellence een kort interview afgenomen met Ankie Bol, programmamanager zaakgericht werken bij de gemeente Tilburg.

Bekijk de film hier:

Introductie
Ankie Bol is programmamanager zaakgericht werken en zorgt met het programmateam en een vijftigtal medewerkers voor de implementatie van zaakgericht werken bij de gemeente Tilburg. Als programmamanager is ze verantwoordelijk voor de coördinatie en samenhang van het programma ‘Wij gaan zaakgericht werken’. Vanuit haar rol heeft ze veelvuldig contact met Exxellence, aangezien de gemeente Tilburg de oplossing van Exxellence inzet voor zaakgericht werken. Hiermee wil de gemeente Tilburg burgers en bedrijven via haar dienstverleningskanalen zo goed mogelijk van dienst zijn.

Ankie Bol aan het woord:

Inzet film
“De film is ontwikkeld om de essentie van zaakgericht werken breed over te dragen. Juist aan medewerkers van de gemeente Tilburg die inhoudelijk wat verder van zaakgericht werken af staan. De film geeft aan waar we binnen het programma mee bezig zijn en wat er bij zaakgericht werken komt kijken. Reacties zijn positief, mensen raken enthousiast en zien meerwaarde in het toepassen van een zaakgerichte werkwijze. Daarnaast laten we natuurlijk ook aan onze omgeving zien dat Tilburg meegaat in (landelijke) ontwikkelingen, vernieuwing, digitalisering etc.”

Streven – doel gemeente Tilburg
“Vanuit de gemeente Tilburg zorgt de totale programmaorganisatie voor het realiseren van bepaalde doelen. Met 21 projecten binnen het overkoepelende programma ‘Wij gaan zaakgericht werken’ worden concrete resultaten geboekt die voorzien in het bereiken van een goede en doelmatige dienstverlening en een betaalbare organisatie. Dat is waar de gemeente Tilburg naar streeft.”

Persoonlijk doel
“Mijn persoonlijke doel ligt in het gezamenlijk realiseren van een werkwijze die zorgt voor efficiëntie, slimmer werken en een betere informatiehuishouding. Ik hoop dat we als gemeente aan het eind van het programma zaakgericht werken intrinsiek hebben opgepakt, fundamentele stappen hebben gezet, processen zaakgericht hebben opgenomen en dat zaakgericht werken breed gedragen wordt. Dat laatste, een breed gedragen verandering, is iets dat ontstaat door interacties die mensen hebben, meningen delen en toetsen en spiegelen, bijvoorbeeld in de vorm van co-creatie.”

Samenwerking met Exxellence
Zoals hierboven genoemd is, zet de gemeente Tilburg de oplossing van Exxellence in voor zaakgericht werken.
Over de samenwerking met Exxellence vertelt Ankie Bol:
“Exxellence en de gemeente Tilburg richten zich samen sterk op het neerzetten van resultaten. Kenmerkend voor het samenwerkingstraject is het continu kijken naar optimalisatie en verbetering. Dit betekent dat we continu bezig zijn met ‘lessons learned’ uit afgeronde projecten en dat we verbetermogelijkheden vertalen naar de praktijk. Voor beiden is het traject een ontwikkelopgave. Dit heeft zowel betrekking op het realiseren van draagvlak en het doorvoeren van veranderingen als het implementeren van het gehele softwarelandschap met alle benodigde koppelingen.

De komende maanden richten we ons samen met Exxellence op het implementeren van Exxellence Suite 5.1. Een component met belangrijke functionaliteiten voor zaakgericht werken. We kijken met vertrouwen uit naar de dingen die we nog gaan doen!”

Geïmplementeerde processen en vervolgstappen
“De basis is gelegd. Het platform en de nodige integraties zijn gerealiseerd.
De processen die we nu al volledig zaakgericht afhandelen zijn:
• bezwaar gemeentelijke belasting;
• automatische incasso;
• hondenbelasting;
• uittreksel GBA;
• wijziging naamgebruik;
• binnengemeentelijke verhuizing;
• intergemeentelijke verhuizing;
• aanvraag kwijtschelding.

Voor de processen geldt dat klanten (burgers, bedrijven en instellingen) na het indienen van een aanvraag via ‘Mijn gemeente’ daar ook statusinformatie kunnen inzien over een ingediende aanvraag (zaak).”

Gebruikersvereniging Excellent users
“Gemeente Tilburg is lid van de gebruikersvereniging Exxellent Users. Samen met andere Exxellence gemeenten die participeren in Exxellent Users, kijken we naar onze gezamenlijke behoeftes, om ze vervolgens met Exxellence te vertalen naar een generieke oplossing.

Als gemeenten kijken we continu naar hoe we ons gezamenlijk verder kunnen professionaliseren door gebundelde vraag richting Exxellence. Zo beogen we generieke software. We zien in dat dit de oplossing is voor de lange termijn. We proberen zo slim mogelijk gezamenlijk tot resultaten te komen. Dit was eerder anders. Voorheen had iedereen veel meer zijn afzonderlijke contacten met Exxellence.”

  Bron: excellence.nl